Cara Membuat Label Undangan Otomatis – Jika Anda pernah menerima undangan, seperti undangan pernikahan, tentu Anda akan melihat bagian yang mencantumkan nama dan alamat Anda. Bagian ini dikenal sebagai label undangan.
Label undangan biasanya dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word. Kertas label yang digunakan umumnya berukuran 103 atau 121, dengan setiap lembar kertas berisi 12 label.
Bagi Anda yang ingin membuat label undangan sendiri tetapi merasa bingung dengan cara-caranya, jangan khawatir! Uptegi.com akan memberikan panduan lengkap yang ada dalam artikel ini.
Cara Membuat Label Undangan Otomatis
Perlu diketahui, metode ini tidak hanya melibatkan Microsoft Word, tetapi juga memanfaatkan Microsoft Excel. Excel digunakan untuk membuat daftar nama dan alamat yang akan diundang.
Anda bisa menggunakan berbagai versi Microsoft Office, mulai dari 2007, 2010, 2013, hingga 2016. Dalam panduan kali ini, saya menggunakan MS Office 2016 sebagai referensi.
Tanpa berlama-lama, berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat label undangan secara otomatis dengan bantuan Microsoft Word dan Excel:
#1. Mengelompokkan File Label Undangan
Sebenarnya, langkah ini tidak wajib dilakukan. Tujuan dari pengelompokan file ini adalah untuk mempermudah pengelolaannya. Sebagai contoh, saya akan membuat label undangan dengan ukuran 103.
Pertama, buatlah file Data Label menggunakan Microsoft Word dan pilih Template Label 103. Simpan semuanya dalam satu folder khusus agar lebih teratur. Tidak perlu mengisinya terlebih dahulu, karena nanti saya akan menjelaskan langkah-langkahnya.
#2. Membuat Data Label pada Microsoft Excel
Sekarang, buka file Data Label yang telah Anda buat sebelumnya. Langkah selanjutnya adalah mengisi nama dan alamat penerima undangan. Pastikan format penulisan sesuai dengan contoh yang telah disediakan.
Setelah semua data undangan terisi dengan lengkap, jangan lupa untuk menyimpan file tersebut.
#3. Membuat Template Label di Microsoft Word
Berikut adalah parafrase yang lebih menarik dari paragraf yang Anda berikan:
Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan cara membuat template label dengan nomor 103. Untuk memastikan ukuran label sesuai dengan aslinya, pastikan Anda menyiapkan penggaris dan label undangan yang akan digunakan.
Bagi Anda yang belum familiar, template ini digunakan untuk menyimpan data label yang telah dibuat sebelumnya. Sekarang, mari langsung mengikuti langkah-langkah berikut:
Pertama, buka file Template Label 103 yang telah Anda buat sebelumnya. Selanjutnya, klik Ribbon Mailings > Labels, lalu sebuah jendela baru akan muncul. Pastikan Anda berada di tab Labels, lalu klik Options.
Kedua, pilih New Label ketika jendela Label Options muncul. Ketiga, setelah itu, akan muncul jendela Label Details. Isilah kolom-kolom yang tersedia dengan ukuran sesuai label asli.
Di sinilah penggaris sangat dibutuhkan. Gunakan penggaris untuk mengukur bagian-bagian label asli yang akan dimasukkan ke dalam kolom yang ada. Pastikan Anda sangat teliti, karena kesalahan dalam pengaturan template bisa menyebabkan hasil cetakan tidak pas dengan ukuran label asli.
Keempat, jika sudah, klik Ok hingga jendela Envelopes and Labels muncul. Pastikan label yang Anda buat telah terpilih dengan benar pada bagian Label. Kemudian, klik New Document.
Sekarang, Anda akan melihat dokumen baru yang telah diatur sesuai template label yang Anda buat. Langkah berikutnya adalah mengimpor data dari file Microsoft Excel yang sudah Anda siapkan sebelumnya.
#4. Memasukkan Data Label ke Template Label
Ini adalah tahap terakhir dalam pembuatan label undangan otomatis, yaitu menggabungkan data dari Microsoft Excel dengan template label di Microsoft Word. Mari kita ikuti langkah-langkah berikut untuk memudahkan prosesnya.
Pertama, buka tab Mailings dan pilih Select Recipients, lalu pilih Use an Existing List. Setelah itu, arahkan ke file Excel yang telah Anda buat sebelumnya. Ketika jendela Select Table muncul, pilih Sheet$ dan klik Ok untuk melanjutkan.
Selanjutnya, pada tab Mailings, klik Insert Merge Field, dan pilih NAMA, seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Kemudian, akan muncul placeholder «NAMA» di dokumen. Tekan Enter, ketikkan kata “Di”, tekan Enter lagi, dan ulangi langkah yang sama: buka tab Mailings > pilih Insert Merge Field > lalu pilih «ALAMAT».
Untuk mengisi kolom alamat, Anda bisa menyalin dan menempelkan data dari kolom nama ke kolom berikutnya. Setelah menempelkan data, pastikan kursor berada tepat di depan «NAMA». Kemudian, pilih tab Mailings > Rules > dan klik Next Record. Fitur ini akan memastikan data pada kolom kedua dan seterusnya muncul secara berurutan.
Selanjutnya, Anda dapat menyalin dan menempelkan data pada kolom lainnya, serta mengatur perataan teks, ukuran, dan font sesuai preferensi.
Untuk melihat hasilnya, pilih Preview Results di tab Mailings. Jika nama dan alamat belum muncul, klik Mailings > Edit Individual > pilih All > dan klik Ok.
Sekarang Anda telah berhasil membuat label undangan. Langkah terakhir adalah mencetak label tersebut. Bagi Anda yang membuat undangan pernikahan, menambahkan bingkai pada label bisa memberikan sentuhan lebih elegan. Untuk itu, Anda bisa mengikuti cara menambahkan bingkai di Word.
#5. Print Label Undangan
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah pengaturan margin saat Anda membuat template label (pada tahap 3). Dengan pengisian yang tepat, hasil cetakan akan terlihat lebih rapi dan profesional.
Demikian artikel mengenai cara membuat label undangan secara otomatis. Semoga informasi ini bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan kita semua. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar!